O proba dintr-o serie de materie prima, material de ambalare sau produs finit, care este pastrata cu scopul de a fi analizata in cazul in care aceasta necesitate apare in timpul perioadei de valabilitate a seriei respective de produse, este reprezentata prin proba de referinta. Daca stabilitatea permite, se pastreaza probe de referinta din etapele intermediare critice sau din produsul intermediar, transportat in exterior ?si ie?sit de sub controlul fabricantului. Recoltarea ?si pastrarea - responsabilitate ?si disponibilitate continua Probele de referinta trebuie sa fie reprezentative pentru seria de materie prima, produs intermediar sau produs finit din care sunt luate. Alte probe pot fi luate, de asemenea, pentru a monitoriza cea mai dificila parte a unui proces tehnologic ex. inceputul sau sfar?situl unui proces . In cazul in care o serie este ambalata in doua sau mai multe operatii de ambalare distincte, cel putin o contraproba trebuie luata din fiecare operatie de ambalare individuala. Orice exceptie propusa trebuie justificata ?si agreata de autoritatea competenta relevanta, asigurandu-se ca toate materialele ?si echipamentele analitice necesare sunt inca disponibile sau pot fi uordm;or obtinute. Aceasta, pentru a efectua toate testele din specificatie un an dupa data de expirare a ultimei serii fabricate . Depozitarea probelor de referinta ale produselor finite ?si ale substantelor active se face in acord cu normele legislative in vigoare. Conditiile de depozitare trebuie sa fie, la randu-le, in acord cu autorizatiile de punere pe piata. Atunci cand detinatorul autorizatiei de punere pe piata nu este aceea?si entitate legala cu locul/locurile responsabil e , raspunderea pentru luarea ?si pastrarea probelor de referinta/contraprobelor trebuie definita intr-un acord incheiat intre parti, in conformitate cu normele legislative specifice, in vigoare. Persoana calificata, care certifica o serie de produse in vederea comercializarii, trebuie sa se asigure ca toate probele de referinta ?si contraprobele relevante sunt disponibile in orice moment. La nevoie, prevederile pentru un astfel de acces trebuie definite tot printr-un acord scris. Atunci cand mai mult de un loc de fabricatie este implicat in fabricatia produsului finit, existenta acordurilor scrise este esentiala, pentru a controla luarea ?si localizarea probelor de referinta ?si a contraprobelor. Cerinte specifice, aspecte particulare Probele se pastreaza in doua scopuri: in primul rand, pentru a furniza o proba testarii analitice, in al doilea rand, pentru a furniza o mostra din produsul finit. Astfel, probele se incadreaza in doua categorii: Proba de referinta: referinta din etapele intermediare critice ex. cele care necesita testare analitica ?si eliberare sau din produsul intermediar care este transportat in exterior, ie?sind de sub controlul fabricantului: Contraproba: o proba constand intr-o unitate complet ambalata, dintr-o serie de produs finit, care este pastrata in scopuri de identificare. De exemplu, modul de prezentare, ambalare, etichetare, prospectul cu informatii necesare consumatorului, data de expirare, daca aceasta se impune sa apara alaturat perioadei de valabilitate. Pentru produsele finite, in multe cazuri, probele de referinta ?si contraprobele vor fi prezentate identic cu unitatea complet ambalata. Sunt situatii in care probele de referinta ?si contraprobele pot fi considerate interschimbabile. Este necesar ca fabricantul sau importatorul sa pastreze probe de referinta ?si/sau contraprobe din fiecare serie de produs finit, iar fabricantul sa pastreze o proba de referinta dintr-o serie de materie prima ?si/sau produs intermediar. Fiecare spatiu de ambalare trebuie sa pastreze probe de referinta din fiecare serie de materiale de ambalare primara ?si materiale de ambalare interinscriptionate. Materialele interinscriptionate, care sunt disponibile ca parte componenta a contraprobei ?si/sau probei de referinta a produsului finit, pot fi acceptate. Probele de referinta ?si/sau contraprobele servesc ca inregistrare a seriei de produs finit sau materiei prime ?si pot fi evaluate ex. in cazul unei reclamatii privind calitatea produsului, conformitatea cu autorizatia, al unei probleme privind ambalarea/etichetarea . Inregistrari privind trasabilitatea probelor trebuie puse la dispozitia autoritatilor competente, pentru verificare. Probele de referinta conforme sunt in cantitate suficienta pentru a permite, cel putin de doua ori, controale analitice complete, in conformitate cu documentele aprobate pentru punerea pe piata a produsului, documente evaluate ?si aprobate de catre autoritatile competente. In cazul in care acest lucru este necesar, trebuie folosite ambalaje nedeschise, atunci cand se efectueaza fiecare etapa a controalelor analitice. Daca este cazul, trebuie urmate cerintele nationale referitoare la marimea probelor ?si daca este necesar a contraprobelor. Probele de referinta sunt destinate analizelor, deci trebuie sa fie disponibile pentru un laborator cu metodologie validata, in mod convenabil. Atunci cand ambalajul secundar este deschis ex. pentru a inlocui cutia sau informatiile destinate consumatorului , trebuie luata o contraproba de produs pentru fiecare operatie de ambalare, deoarece exista riscul amestecarii produsului, in timpul derularii acestui proces. Este important sa poata fi lesne identificat responsabilul intr-o astfel de situatie fabricantul sau ambalatorul importului paralel , deoarece acest lucru poate influenta extinderea oricarei retrageri ulterioare a produsului.