Afacerile cu spatii destinate organizarilor de evenimente pentru companii reprezinta o piata inca mica, insa cu potential important de dezvoltare, in conditiile in care anual in Romania apar noi astfel de locatii, iar cererea din partea firmelor este din ce in ce mai mare. 150 de evenimente intr-un an! Spre exemplu, la inceputul anului, Centrul de Afaceri si Expozitional Bacau S.A. anunta prin vocea directorului sau Corneliu Pricope citat de Mediafax , ca societatea pe care o conduce, organizatoare a peste 150 de evenimente de business ori din alte domenii hellip; a incheiat 2013 cu o crestere cu 68,8% a veniturilor incasate si cu 37,3 % a cifrei de afaceri., precum si faptul ca, Cel mai important salt, de 220 %, a fost cel al veniturilor obtinute din organizarea sau inchirierea spatiilor pentru conferinte, work-shop-uri sau seminarii.. Aceasta orientare, a cresterii activitatii de organizare de conferinte, work-shop-uri si seminarii era semnalata si de Romexpo, detinator a 12 sali de conferinte 1.700 locuri in Bucuresti si organizator a peste 160 de conferinte si evenimente pentru companii in anul 2012 lider de piata conform propriilor declaratii , care in raportul administratorului pentru anul mentionat arata ca La nivel global, s-a remarcat o scadere a interesului firmelor de pe segmentul B2B in a participa la targuri si o orientare catre conferinte si seminarii ... . In acest context ... , Romexpo va tine cont de aceste tendinte si va incerca sa-si armonizeze strategia de afaceri cu tendintele interne si internationale.. Ritmurile consistente de crestere vin, insa, dupa o scadere la fel de consistenta a activitatii, din anii de criza economica pe care i-a traversat Romania. Astfel, in prima parte a anului 2008, Ioana tibulca, sef de departament in cadrul Romexpo, arata: quot;In anul 2006, am organizat 540 de evenimente in salile de conferinte de 3,4 ori mai multe evenimente decat in 2012, n.r. , iar in 2007 s-a inregistrat o crestere a numarului de inchirieri pentru evenimente de circa 15%,quot;, tot ea precizand, la acel moment, si ca spatiile salilor de conferinte erau inchiriate si cu un an inainte. Cinci ani de contractie Mihai Maties, Director General al Mastermind Communication, arata, de asemenea, ca in ultimii cinci ani, piata s-a contractat, pentru perioada 2009-2013 inregistrandu-se o scadere a segmentului inchirierilor de spatii pentru evenimente, cu cel putin 20-25% Mastermind Communication a organizat doua din cele mai mari evenimente de tip guru conference ai ultimilor trei ani - Conferinta cu tema Psihologia persuasiunii, din septembrie 2011, ce l-a avut ca vorbitor pe Robert Cialdini, unul dintre cei mai importanti specialisti mondiali in domeniu, si seminarul international cu tema CUM SAtilde; FII CONVINGAtilde;TOR IN BUSINESS, din luna mai 2012, ce i-a avut ca invitati pe fostii agenti FBI Gary Noesner si Joe Navarro, specialisti in tehnicile verbale si in arta non-verbala a persuasiunii . Motivele restrangerii cererii pentru inchirierea spatiilor pentru evenimente, in anii trecuti, au tinut in special de restrangerea bugetelor companiilor pentru orice fel de activitati care nu aveau legatura directa cu obtinerea de venituri taieri ale cheltuielilor de promovare, de training si team-building pentru personal etc. . Expansiunea din 2013 a pietei este limitata insa de numarul mic de spatii moderne destinate evenimentelor de afaceri. Conform datelor INS, in 2011, numarul de hoteluri de 3, 4 si 5 stele acestea fiind si principalele detinatoare de spatii in care au loc evenimente de business, alaturi de centrele de afaceri ajungea la nivel national la 611 unitati, 194 si respectiv 24 de unitati, in crestere fata de 2010, cand numarul de hoteluri de 3, 4 si 5 stele era de 459, 156 si respectiv 19 unitati +152, +38 si respectiv +5 unitati hoteliere . Conform unei estimari din a doua parte a anului 2012, Bucurestiul, cel mai mare centru de organizare de evenimente, dispunea la momentul respectiv de 45.000 de locuri in 290 de sali de conferinte si spatii de expozitii, la care se adaugau locurile din salile de conferinte din hoteluri. Cu toate acestea, si in Bucuresti, organizatorii de evenimente pot intampina dificultati in gasirea unei locatii potrivite si disponibile. Bucurestiul inca sufera de lipsa unei sali polivalente mari, destinata sa gazduiasca evenimente culturale, sportive, dar si de business. In plus, salile de evenimente bucurestene, exceptandu-le pe cele ale hotelurilor, sunt depasite moral si tehnic. Spatiile destinate evenimentelor, care au aparut in ultimul timp uneori nu au o acustica buna, alteori nu au locuri de parcare ori nu au modularitate posibilitatea de a aranja mobilierul salii in functie de necesitatile evenimentului . Daca vreau sa organizez un eveniment mare, cu peste 800-1000 de persoane, variantele pentru care as putea opta sunt foarte limitate, arata Mihai Maties. Pachetele complete sunt la mare cautare Ofertantii de spatii pentru evenimente ar trebui sa poata oferi, atunci cand li se solicita, pachete complete, inclusiv catering. De asemenea, ar trebui sa manifeste flexibilitate atunci cand exista anumite cereri speciale. Spre exemplu, daca vorbim de catering, flexibilitatea din partea ofertantilor de spatii pentru evenimente se poate manifesta in sensul de a accepta ca solicitantul spatiului respectiv sa poata sa isi aduca o alta firma de catering, atunci cand exista cerinte speciale. Alegerea unei sali de conferinte depinde de facilitatile cerute de buna desfasurare a evenimentului, precum si de modul in care se doreste a fi asezati participantii - de exemplu: teatru, u-shape, boardroom etc., in functie de asezarea acestora potrivindu-se scopului evenimentului o sala mai mica sau mai mare. In provincie, costurile sunt mai scazute In tara situatia spatiilor pentru organizarea de evenimente este si mai dezastruoasa decat in Bucuresti, cu exceptiile notabile constituite de orasele mari - centre regionale precum Cluj, Timisoara, Brasov, Iasi, Constanta, Craiova, Bacau - arata directorul general al Mastermind Communication: Daca vrei sa organizezi un eveniment in alte orase in afara celor pe care deja le-am mentionat, aproape ca nu prea ai optiuni. Croirea unor pachete pentru organizarea unui eveniment este o adevarata problema si de multe ori esti nevoit sa apelezi la firme din Bucuresti sau din orasele mari, pentru a-ti asigura anumite servicii necesare derularii in bune conditii ale evenimentului. In schimb, in statiunile montane si pe Litoral oferta este mai variata decat in orase. In ceea ce priveste preturile practicate, inchirierea unei sali pentru un eveniment de afaceri costa intre 200 si 1500 de euro/zi, in Bucuresti, el variind chiar si mai mult in functie de numarul de participanti si facilitatile cerute de organizator. Spre exemplu, pentru inchirierea unei sali la un hotel de cinci stele in Bucuresti pentru organizarea unui eveniment, tariful pentru 50 de persoane aranjamnet u-shape este in jur de 500 de euro fara TVA, iar pentru 100 de persoane aranjament teatru tariful este de aproximativ 1.300 de euro fara TVA. Cateringul pentru asigurarea unei mese si a unei pauze de cafea costa in general intre 20 si 50 EUR/participant, iar pentru o pauza de cafea doar 3-10 EUR/participant. Exista si posibilitatea tarifarii in sistemul quot;day delegate ratequot;, sistem ce consta in crearea unui pachet personalizat pentru fiecare cerere in parte in cadrul caruia sunt cuprinse toate serviciile solicitate de organizator. Spre exemplu, un astfel de pachet in valoare de 120 euro pe participant poate include chiria salii, cazarea participantului, mesele acestuia si 1-2 pauze de cafea. De mentionat ca 30-50% din veniturile unui hotel de 3-5 stele provin din inchirierea de spatii si oferirea de servicii pentru organizare de evenimente circa 70% dintre acestea sunt evenimente de tip corporate . In restul tarii costurile organizarii unui eveniment sunt cu aproximativ 25-30% mai scazute comparativ cu Bucurestiul. Dincolo de dotarile specifice de business, cele mai moderne si complete pe care le punem la dispozitie, sprijinim mediul de afaceri, si nu numai, si prin politica tarifelor practicate. Strategia noastra este sa mentinem o politica scazuta a preturilor, iar veniturile sa se mareasca doar ca urmare a creordm;terii numarului de evenimente sau a inchirierilor de spatii pentru conferinte, seminarii si workshop-uri, expozitii sau alte evenimente private. Pentru 2014 vrem sa consolidam pozitia de catalizator al evenimentelor de business din intreaga regiune, preciza Corneliu Pricope, directorul SC CAEx Bacau SA, intr-o declaratie data Mediafax.